De interne organisatie voorbereiden op modern overheidsmanagement

Het doel van een klantgerichte organisatie is een kwalitatieve dienstverlening aan te bieden aan de burger. Om deze kwalitatieve dienstverlening te bereiken en te bewaken, dienen alle interne processen afgestemd te worden op het kwaliteitsniveau dat het lokale bestuur wil bereiken. Dit is een veranderingsproces waarin veel aandacht gaat naar de interne draagkracht van de gemeentelijke en de OCMW-organisatie.

Kwalitatieve dienstverlening

Welke kwaliteitsnorm moeten onze diensten halen? Wat is het effect van onze acties? Leiden onze projecten tot de gewenste resultaten? Hoe tevreden zijn onze klanten en onze medewerkers? Hoe kwaliteitsvol en efficiënt werkt ons onthaal?

Reguleringsmanagement

Kwaliteitsvolle dienstverlening veronderstelt ook kwaliteitsvolle regelgeving door: de administratieve lasten voor burger en bedrijf te verminderen, uw reglementen en verordeningen op elkaar af te stemmen, uw formulieren te screenen en kwaliteitsvol op te maken.

Doorlichten van de organisatie

Geven uw missie, visie en doelstellingen weer wat uw bestuur wil bereiken? “Een goede missie is beknopt, ambitieus, concreet en controversieel”; en we zoeken naar het noodzakelijke, het wenselijke en het haalbare. Bereiken wij effectief onze beleidsdoelstellingen? Hoe efficiënt zijn wij georganiseerd? Hoe meten wij onze resultaten? Welke stijl en mentaliteit beheersen onze organisatie?

Invoeren en optimaliseren van het Internecontrolesysteem ism WIVO

Voldoet ons bestuur aan de eisen van het decreet inzake interne controle? Zijn de controlepunten terug te vinden in onze proces-beschrijvingen en procedures? Liggen de rapporterings- verplichtingen vast? Is onze informatie en communicatie relevant?

Optimaliseren van de interne communicatie

Hoe lopen de actuele communicatiestromen in onze organisatie? Zijn alle gewenste communicatiekanalen effectief in gebruik? Scoren onze informatiekanalen het gewenste effect? Welke stijlen worden gehanteerd in onze interne communicatie? Herkent u de twee ‘wijdverspreide en moderne’ klachten?

Procesoptimalisatie

Om een kwalitatieve dienstverlening te bereiken en te bewaken, dienen alle interne processen duidelijk vastgelegd en opgevolgd te worden zodat ze het vooropgestelde kwaliteitsniveau bereiken. Binnen onze organisatie hebben we heel veel soorten processen en een groot deel van deze processen doorkruisen met regelmaat de grenzen van de functionele organisatie (afdelingsstructuren) . Externe begeleiding kan hier wonderen doen.

• Aanleren van de technieken van "procesoptimalisatie" ;
• Begeleiden van een optimalisatieproces met geselecteerde kernmedewerkers van te optimaliseren processen ;
• Begeleiden van enkele kernpersonen die meerdere processen zullen optimaliseren. Het is hierbij de bedoeling dat ze na enkele processen zelfstandig in staat zullen zijn om zonder verdere begeleiding hun processen verder te optimaliseren ;
• Invoeren van nieuwe of vernieuwde processen: klachtenbeheer,postregistratie,etc. ;

Project-begeleiding

Om een kwalitatieve dienstverlening te bereiken en te bewaken, dienen strategische en operationele plannen omgezet te worden in daadwerkelijke projecten. Als verantwoordelijke voor een project wordt er heel wat van je gevraagd. Externe begeleiding kan daarom een grote hulp zijn.

• Aanleren van de technieken van “projectmanagement” aan projectverantwoordelijken, medewerkers of aan de leidinggevenden ;
• Opzetten van een projectorganisatie en leren werken met projectaanvragen ;
• Coördinatie van dringende projecten - Grote en/of dringende projecten vragen een strakke begeleiding. Indien u niemand kan vrijmaken voor deze bijkomende prestaties kan u beroep doen op externe begeleiding door mensen met ervaring ;

Begeleiden van het management en de interne teams

Om een kwalitatieve dienstverlening te bereiken en te bewaken, dienen alle interne processen duidelijk vastgelegd en opgevolgd te worden ten einde het vooropgestelde kwaliteitsniveau te bereiken. Binnen de organisatie zijn er heel wat teams die mee timmeren aan de weg, op hun eigen manier, maar ze halen niet allemaal de vooropgestelde resultaten ondanks de nodige inzet en werklust. Beroep doen op externe begeleiding kan een duwtje in de rug zijn om de vooropgestelde resultaten te bereiken.

Zoeken naar antwoorden op gerichte vragen

van het managementteam, een team van de ouderenzorg, een werkteam binnen de sociale dienst, …... Waar willen wij juist geraken met ons team? Welke doelstellingen zetten wij voorop? Hoe bouwen wij ons team verder uit?

Vastleggen van de organisatievorm van het team

De deskundigheid van een team is afhankelijk van de interne ontwikkeling en samenhang van deze groep mensen:
Welke samenwerkingsafspraken en samenwerkingsprocedures gaan wij hanteren? Hoe gaan we ons (zelf) evalueren? Hoe organiseren we een efficiënte interne communicatiestroom? Hoe gaan we onze groepsdynamiek binnen het team versterken?

Begeleiden van het management binnen het nieuw decreet

Samenstelling van een optimaal management team. De functie van het managementteam binnen het bestuur. Hoe evolueert een management teamvergadering van een informatiemoment naar een managementoverleg?

Helpen bij het aanwenden van de volgende management instrumenten

SWOT-analyse, Balanced scorecard, CAF-model, Risico-Analyse, Cultuurscan, Opmaak Communicatieplan

HRM-ondersteuning van de leidinggevenden

Naast het goed definiëren en bewaken van de interne processen is er heel wat aandacht nodig voor de medewerkers van onze besturen en niet in het minst voor de leidinggevenden die steeds meer en grotere verantwoordelijkheden op zich zien afkomen. HRM is van strategisch groot belang voor het succes van een organisatie. Meer bepaald zijn de leidinggevenden in het middenkader dé sleutelfiguur om de doelen te bereiken. Maar tevens zitten zij vaak tussen ‘hamer en aambeeld’. Externe begeleiding kan hier enorme verschillen bewerkstelligen.

Ondersteunen van middenkaders in de management facetten van hun job

Duidelijke strategieën en doelstellingen helpen definiëren.
Planningstechnieken aanreiken voor het uitvoeren van de strategie.
Beheerscontrole technieken aanwijzen per soort activiteit.
Taakopvolging technieken voor de medewerkers aanleren

Begeleiden van middenkaders bij het houden van functioneringsgesprekken

Aandacht vestigen op de voorbereiding van het gesprek (verzamelen van feitenmateriaal tijdens het werkjaar), het verloop van het gesprek zelf, de verslaggeving van het gesprek en de nazorg.

Het begeleiden via "Training-on-the-job" is een succesvol begeleidingsinstrument

De items die hiervoor in aanmerking komen zijn:
zelforganisatie en zelfplanning, ondersteunen van motivatieontwikkeling bij medewerkers en persoonlijke flexibiliteit versterken t.a.v. veranderingen in de organisatie en werkomgeving (positieve attitude binnen change-management).

Begeleiding bij invoer van Integrale kwaliteitszorg (IKZ)

Om deze kwalitatieve dienstverlening te bereiken en te bewaken, dienen alle interne processen afgestemd te worden op het kwaliteitsniveau dat het lokale bestuur wil bereiken. De technieken van de "Integrale Kwaliteitszorg (IKZ)" zijn hiervoor zeer bruikbaar.

Door voortdurend alle interne processen te toetsen aan een aantal kwaliteitseisen volgens de IKZ principes groeit de uitstraling van de organisatie op de kwaliteitsladder.

• Geven van een basisopleiding voor alle medewerkers over de principes van IKZ ;
• Geven van een opleiding aan alle leidinggevenden over hun inbreng in het IKZ proces ;
• Ondersteunen van de organisatie bij het ontwikkelen van een kwaliteitsbeleid ;
• Uitwerken van kwaliteitsprojecten met een gedetailleerde planning van de acties en meetpunten ;
• Introduceren van kwaliteitsmodellen en kwaliteits instrumenten.

Begeleiding bij het "Lokaal Sociaal Beleid"

In een hedendaags bestuur staat de samenwerking tussen gemeente en OCMW centraal. Deze beleidsoptie is niet altijd vanzelfsprekend, vooral niet als een discussie aangevat wordt over het "Lokaal Sociaal Beleid" en/of het "Sociaal Huis".

De Vlaamse overheid geeft impulsen aan het lokaal bestuur om de ondersteunende diensten gemeenschappelijk te organiseren. Dit is cultureel en organisatorisch een ingrijpend veranderingsproces.

• Een externe professionele begeleiding bij het opstellen van een "Lokaal Sociaal Beleid" kan zeer verhelderend werken en de opponente standpunten helpen verzoenen of verruimen ;
• De ondersteunende diensten van de gemeente en het OCMW proberen gemeenschappelijk te organiseren is cultureel en organisatorisch een ingrijpend veranderingsproces. De begeleiding die hierbij wordt aangeboden bestaat uit een objectieve doorlichting van de integratiemogelijkheden van de onderscheiden diensten en het bewaken van een win-win-situatie voor de beide besturen.

Optimalisatie tele- en data-communicatie + informatieveiligheid

Een kwalitatieve dienstverlening staat of valt met uw interne en externe bereikbaarheid. Zowel tele- als datacommunicatie nemen een steeds belangrijker plaats in ons werkveld.

Analyseren van de actuele situatie en begeleiden naar een optimale organisatie

In kaart brengen van de telekom kosten aan de hand van de maandelijkse facturen en nagaan of u gebruikt waarvoor u betaalt. Afspraken rond intern en extern telefoonverkeer.

Opmaken bestekken en vergelijken van offertes

Kostenbesparend werken, vb voice over IP

Informatieveiligheid

• Opmaken van een risico analyse en een beleidsplan opstellen voor uw informatieveiligheid ;
• Uitwerken van actieplannen ;
• Procedures vastleggen met de gebruikers in kader van informatieveiligheid.